Анатомия Офиса (часть 1)
Создаем оптимальную рабочую среду
В наше время появляется все больше эффектных интерьеров, подкупающих стильными предметами декора и всевозможными дизайнерскими ноу-хау. Что ж, украшательство украшательством, но когда речь заходит о деловых пространствах, в приоритете по-прежнему остаются эффективность и бесперебойность рабочих процессов.

Мы запускаем цикл публикаций, в рамках которого участники проекта «Совет Экспертов» будут делиться с вами секретами создания по-настоящему функционального офиса, позволяющего раскрыть потенциал сотрудников и повысить эффективность вашего бизнеса.

В данной статье рассмотрим 2 основополагающих момента: организацию офисного пространства и подбор оптимального офисного ПО.
Компоновка рабочего пространства
Александр Омельченко
Совет №1: определитесь с форматом
На сегодняшний день существует три типа офисных пространств:

  • закрытый (классический вариант) – включает несколько отдельных помещений, в которых располагаются разные департаменты и отделы;
  • открытый (open space) – представляет собой единое пространство, разделенное на отдельные зоны (кубиклы);
  • смешанный – сочетает в себе элементы как закрытого, так и открытого офисов.
Если обратить внимание на прогрессивную Европу, можно заметить, что первый тип офисов там встречается довольно редко, тогда как второй и третий обретают все большую популярность. Следуя общемировым трендам, руководители российских компаний также стараются выбирать офисы открытого типа.

Преимущества формата open space очевидны: это и удобная коммуникация, и укрепление командного духа в коллективе, и отличная возможность для новых сотрудников учиться у более опытных своих коллег, не отвлекаясь от рабочего процесса. Кроме того, выбирая офис данного типа, компания может существенно сэкономить на аренде.

Совет №2: позаботьтесь о правильном зонировании
Незаменимый инструмент для организации офисов открытого типа – мобильные перегородки (серии «Матрица», «Вектор», «Теорема»).

С их помощью производится зонирование пространства, обособляются отдельные подразделения компании и организуются индивидуальные рабочие места сотрудников. Это могут быть как небольшие настольные экраны от 100 см в высоту, так и напольные конструкции до 2,3 м и даже усовершенствованные перегородки-ширмы.

Огромный плюс мобильных систем в том, что их установка не предполагает обязательного крепления к полу и стенам, поэтому можно за считанные минуты менять конфигурацию пространства, адаптируя его к конкретным условиям и задачам.

КСТАТИ
Мобильные перегородки незаменимы при организации центров мониторинга, ситуационных центров или CALL-центров. Кроме того они чрезвычайно полезны для маленьких фирм и всевозможных стартапов, поскольку позволяют быстро организовать рабочие места в небольшом помещении и не препятствуют коммуникации сотрудников.
Если же вам потребуется создать отдельное помещение с хорошей звукоизоляцией (например, кабинет руководителя или переговорную комнату), оптимальным решением станут стационарные перегородки. В зависимости от специфики вашей компании и общей стилевой концепции офиса, можно выбрать глухие, комбинированные, каркасные или же цельностеклянные модели.

Стоит добавить, что помимо мобильных и стационарных существует и еще одна разновидность – раздвижные перегородки (например, серия «Моноплан»). Они воспринимаются как настоящие стены, но могут легко убираться без демонтажа и каких бы то ни было усилий.


Совет №3: подберите эргономичную мебель
Эргономика рабочего места подразумевает создание условий, необходимых и достаточных для выполнения сотрудником приоритетных для него функций и должностных обязанностей. Во многом эффективная эргономика зависит именно от офисной мебели, ее размеров, расположения и индивидуальных особенностей.

Правильно подобранная мебель поможет решить многие проблемы со здоровьем, обеспечит должный комфорт и позволит сотруднику полностью сконцентрироваться на рабочем процессе.

Конечно, в рамках одной статьи сложно дать всеобъемлющую рекомендацию о том, как выбирать обстановку для офиса. Тем не менее, ряд основополагающих критериев создания отдельного рабочего места обозначить все-таки можно.
Схема ниаболее безвредного для здоровья расположения тела во время работы в офисе.
Основные признаки эргономичного рабочего места:

  • стол должен регулироваться по высоте, чтобы сотруднику было легко адаптировать рабочее место под свой рост и менять свое положение в течение дня;
  • кресло по возможности должно быть ортопедическим и обладать гибкими настройками;
  • под рукой должно быть как можно больше выдвижных ящиков и полок универсального назначения;
  • расцветку и дизайн мебели лучше подбирать в соответствии с цветовой гаммой и стилевой концепцией помещения.
Компания ЮНИТЕКС предлагает эргономичную мебель от ведущих мировых брендов и продукцию собственного производства, в числе которой компактные столы и полноценные рабочие станции для сотрудников, кабинеты руководителя и роскошные президентские комплекты, а также эргономичные кресла, удобные системы хранения, стойки ресепшн и другая мебель для офисных и торговых пространств. Кроме того, собственное дизайн-бюро компании готово бесплатно разработать дизайн-проект вашего офиса, включающий перегородки и всю необходимую мебель.
Выбор рабочих инструментов
Алексей Исаков
директор компании «Урал IT»
Совет №1: проведите IT-аудит в своей компании
Для любой, даже самой небольшой компании важна организация надлежащей компьютерной инфраструктуры. К сожалению, давать какие-то универсальные советы здесь довольно сложно по причине того, что любая компания – это совершенно уникальная «экосистема» с множеством индивидуальных особенностей и переменных.

Скажем лишь, что создавая такую инфраструктуру своими силами, легко упустить из внимания какую-то важную деталь или, напротив, добавить множество совершенно ненужных элементов.

Оптимальным решением станет заказ такой услуги, как IT-аудит. Это позволит получить объективную оценку состояния существующей IT-инфраструктуры, выявить имеющиеся проблемы и получить квалифицированные рекомендации по их устранению, а также оптимизировать и повысить эффективность работы всех имеющихся ресурсов.
Совет №2: подберите оптимальный набор программ
Сегодня сложно представить себе рабочее место офисного сотрудника без стационарного компьютера, позволяющего работать с документами, взаимодействовать с коллегами и контрагентами, осуществлять сбор и анализ информации, составлять отчеты и пр.

Наличие адекватного выполняемым функциям рабочего компьютера и соответствующего пакета программного обеспечения – залог эффективной работы каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом.

Для наглядности рассмотрим наиболее частые проблемы, вызванные отсутствием нужного ПО и способы их решения.


Проблема: Сотрудник не может открыть документ или таблицу, полученную от контрагента – проект зависает.
Решение: Установить последнюю версию пакета MS Office 2016, который распознает все существующие на данный момент форматы документов, таблиц, презентаций.
Проблема: Сотрудник забыл про важную встречу или звонок – контракт срывается.
Решение: MS Outlook, входящий в состав MC Office, позволяет спланировать рабочее время и настроить систему напоминаний. А MS Office 365 даст возможность удаленно работать со своими документами и синхронизировать календари и задачи со смартфоном или планшетом.
Проблема: Компьютер поймал вредоносную программу – работа заблокирована.
Решение: Настроить систему безопасности компьютерной сети, в т.ч. антивирусную защиту (например, Kaspersky Endpoint Security).
Проблема: Сотрудник тратит рабочее время в личных целях – его эффективность падает.
Решение: Установить систему мониторинга пользователей (например, «Стахановец», StaffCop, AID, Lanagent), которая поможет бороться с «прожигателями» времени.
Проблема: «Железо» выходит из строя, а вместе с ним теряются важные файлы (счета, договоры, клиентские базы и пр.)
Решение: Настроить резервное копирование (например, на базе программы Acronis). Копии ценных файлов могут храниться как на корпоративных серверах, так и вне офиса – в облачных сервисах (таких, как Acronis Cloud Storage).
Проблема: Юристы долго работают с договорами – проект тормозится.
Решение: Скрупулезную работу юристов и менеджеров, работающих с договорами, можно значительно облегчить благодаря программе ABBYY Comparator, которая позволяет сравнивать и выделять отличия в документах различных форматов.

Лицензионные версии этих и других программ для эффективной работы вы можете найти здесь.
КСТАТИ
Отличным помощником как для стартапа, так и для развития существующего бизнеса может стать bitrix24 – полноценная CRM-система с напоминаниями о задачах, контролем выполнения, календарями, телефонией, автоматической генерацией лидов, выставлением счетов и многими другими полезными инструментами. Огромный плюс bitrix24 в том, что до 12 рабочих мест предоставляются в бесплатное пользование.
Совет №3: выберите удобный вариант оплаты ПО и «железа».
В нашей стране особое отношение к покупке программного обеспечения – многие считают, что это неоправданно дорого. На самом же деле существуют разные способы лицензирования, получения и использования ПО и организации рабочих мест сотрудников. Рассмотрим 3 распространенных пути на примере новой компании из 20 рабочих мест.

Наиболее очевидный вариант – приобрести все и сразу, т.е. железную составляющую (компьютеры, серверы) и базовый набор офисных программ. Затраты в данном случае составят порядка 1,5 млн. руб.

Второй вариант – приобрести только «железо», а для получения ПО использовать подписочную систему. Единовременные затраты здесь существенно меньше (порядка 220 000 руб.), но добавляются ежемесячные платежи по 23 744 руб. Отсутствие необходимости единовременно расставаться с серьезной суммой позволит увеличить оборотные активы компании и повысить доходность бизнеса.

Наконец, третий вариант – использовать аренду серверов и подписочную систему для ПО. Здесь первоначальные затраты складываются только из покупки железной составляющей рабочих мест сотрудников, а все остальное оплачивается ежемесячными платежами (около 33 744 руб.).

Преимущества подписочного варианта: сохранение оборотных активов, всегда последние версии программ, а также в том, что можно динамически менять количество необходимых лицензий, например при сезонной работе, сокращая или увеличивая количество рабочих мест.
Компания «Урал-IT» осуществляет продажу, лицензирование, легализацию и поддержку программного обеспечения ведущих производителей ПО, а также предоставляет полный спектр IT-услуг для коммерческих организаций, включая IT-аудит, настройку серверов и АТС, обслуживание компьютеров и оргтехники, сопровождение «1С» и пр.
(с) ИД "ЮниверПресс"
2017-04-05T13:08:55+00:00 Январь 11, 2017|